Einleitung

Arbeitsabläufe bei der Montage und Wartung von Warnmeldern

Dienstleister, die im Auftrag ihrer Kunden professionell Rauchwarnmelder in Wohnungen montieren und/oder warten, müssen in der Regel eine Dokumentation der durchgeführten Arbeiten erstellen. Der Auftraggeber – als Eigentümer oder Verwalter der Wohnungen – benötigt eine solche aussagekräftige Dokumentation als Beleg für die Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtung zum Einbau von Rauchwarnmelder. Darüber hinaus ist die Erfassung der Leistung meist Grundlage für die Abrechnung zwischen Dienstleister und Auftraggeber.

Aus dem Protokoll über den Einbau- und die Inbetriebnahme von Rauchwarnmeldern müssen wenigstens folgende enthalten sein:

  • die genaue Bezeichnung des Objektes (Adresse des Gebäudes sowie Lage und Bezeichnung der Wohnung)
  • die Räume der Wohnung, in denen Rauchwarnmelder eingebaut wurden
  • der Zeitpunkt der Inbetriebnahme
  • der Zeitpunkt des erforderlichen Austauschs nach Ende der Lebenszeit des Melders

Da die Hersteller der meisten Qualitätsrauchwarnmelder eine mehrjährige Garantie geben, sollte außerdem die Seriennummer angegeben sein, um eine eventuelle Garantieabwicklung zu erleichtern. Hier ist es auch hilfreich, wenn jede vom Fachmann durchgeführte Wartung dokumentiert ist.

Für den Eigentümer ist es außerdem wichtig, im Falle eines Schadens einen Nachweis darüber erbringen zu können, dass die Bewohner über ihre gesetzliche Verpflichtung zur Sicherstellung der Betriebsbereitschaft informiert wurden und dass man ihnen alle erforderlichen Informationen – wie zum Beispiel die Betriebsanleitung für die eingebauten Geräte – zur Verfügung gestellt hat.

Möglicher Ablauf

Liegenschaften, Wohnungen und Vorgaben zur Anzahl der Rauchwarnmelder

Bevor mit der Montage der Rauchwarnmelder begonnen werden kann, werden üblicherweise die Adressen der Wohnungen sowie deren Lage im Gebäude und ggf. auch die Namen der Bewohner vom Auftraggeber mitgeteilt. Bei größeren Wohnungsbeständen erfolgt dies in der Regel elektronisch, zum Beispiel als Excel-Liste. Eventuell hat der Auftraggeber auch bereits ermittelt, wie viele Rauchwarnmelder in der jeweiligen Wohnung eingebaut werden sollen und gibt diese Zahl als Soll-Wert vor.

Terminplanung

In Abhängigkeit der Kapazitäten beim Dienstleister werden Termine für die Montagearbeiten (oder Wartungsarbeiten) geplant. Für eine präzise Planung sollte unter Anderem berücksichtigt werden:

  • die Leistungsfähigkeit des Montageteams (Geräte bzw. Wohnungen pro Zeiteinheit)
  • die geographische Entfernung der einzelnen Liegenschaften
  • die Länge der Zeitfenster, in der die Bewohner auf das Montageteam warten werden

Da geplante Montagetermine den Mietern in der Regel mindestens eine Woche vor dem Einsatz mitgeteilt werden müssen, kann die Planung nicht kurzfristig angepasst werden. Es sollten also so viele Variablen wie möglich korrekt berücksichtigt werden. Eine zu knappe Planung führt dazu, dass die vorgegeben Termine nicht eingehalten werden können und die Bewohner ggf. nicht mehr anwesend sind. Die Planung von großzügigen Reserven macht den Auftrag unwirtschaftlich.

Ankündigung

Die Ankündigung der geplanten Montagearbeiten in der Wohnung kann bei Mehrfamilienhäusern als Aushang im Treppenhaus (zum Beispiel am „schwarzen Brett“) erfolgen. Im Interesse aller Beteiligten sollte die Ankündigung so früh wie möglich, mindestens jedoch eine Woche vor dem geplanten Termin erfolgen. Die rechtzeitige Ankündigung erhöht die Chancen, die Mieter anzutreffen und vermeidet damit Ersatztermine, die – wenigstens beim ersten Ersatztermin – meist zu Lasten des Dienstleisters gehen.

Die Ankündigung sollte mindestens die Telefonnummer (besser zusätzlich eine E-Mail-Adresse) unter der ein Bewohner frühzeitig einen Ersatztermin vereinbaren kann, falls die Montage am geplanten Tag oder zur geplanten Uhrzeit unmöglich ist. Das erspart den Monteuren Minuten unnötigen Wartens vor verschlossener Tür.

Montagetermin

Die Montage der Rauchwarnmelder erfolgt üblicherweise durch einen oder durch zwei Monteure. Zweierteams haben sich vor allem dann bewährt, wenn neben dem benötigten Werkzeug und den Geräten selbst auch eine Leiter transportiert werden muss. Es können außerdem durch effiziente Arbeitsteilung meist mehr als die doppelte Menge von Geräten gegenüber einem Ein-Mann-Team montiert werden. Der „Assistent“ kann Werkzeuge und Rauchwarnmelder anreichen sowie die Bewohner einweisen, während der „Monteur“ sich unbehelligt von den Bewohnern auf die Montage konzentrieren kann.

Zum Abschluss der Montagearbeiten muss die Arbeit dokumentiert werden. Die Angaben, die im Protokoll über den Einbau und die Inbetriebnahme von Rauchwarnmelder wie auch im Protokoll über die Wartung der Geräte erfasst werden müssen, sind weiter oben genannt.

Nicht angetroffene Bewohner

Nachvollziehbar dokumentiert werden sollte übrigens auch der Falls, dass Bewohner nicht angetroffen werden. Denn meistens ist nur ein Ersatztermin „im Preis enthalten“ und ab dem dritten Besuch kann der Dienstleister üblicherweise eine Aufwandsentschädigung verlangen.

Bewohner sollten über eine Benachrichtigungskarte über den erfolglosen Versuch in Kenntnis gesetzt werden. Gleichzeitig sollte ein Ersatztermin (wiederum mindestens eine Woche später) vorgeschlagen werden. Die Benachrichtigungskarte sollte die Aufforderung enthalten, sich mit dem Dienstleister in Verbindung zu setzen, wenn der vorgeschlagene Termin von den Bewohnern nicht eingehalten werden kann.

Dokumentation und Abrechnung

Für die Prüfung der Abschlags- oder Schlussrechnung verlangt der Auftraggeber in der Regel eine Dokumentation über die abgeschlossenen Arbeiten.

Idealerweise kann der Auftraggeber eine Übersicht liefern, aus der die Anzahl der bereits ausgestatten Wohnungen und der montierten Geräte übersichtlich und nachvollziehbar hervorgehen.

Für den Eigentümer und Auftraggeber wichtig ist neben dem Inbetriebnahme- bzw. Wartungsprotokoll auch eine Liste derjenigen Wohnungen, in denen bisher noch keine Rauchwarnmelder eingebaut werden konnten. Hier muss der Eigentümer weitere Schritte einleiten (bis hin zur gerichtlichen Anordnung und Wohnungsöffnung), um seine Haftung im Falle eines Brandes mit Personenschaden auszuschließen.